CONOCIENDO EL MARAVILLOSO MUNDO DE LA ADMINISTRACION
ANTECEDENTES DE LA ADMINISTRACION
La evolución de las prácticas administrativas a lo largo de la historia, van desde las antiguas civilizaciones hasta la era moderna. Se destacan ejemplos como las pirámides de Egipto y las prácticas comerciales en Venecia durante el siglo XV, que demuestran la presencia temprana de conceptos administrativos como la planificación, la organización y el control.
El siglo XX marcó un hito en el estudio formal de la administración, influenciado por dos eventos clave:
La publicación de "La riqueza de las naciones" de Adam Smith (1776): Smith destacó los beneficios de la división del trabajo, demostrando cómo la especialización aumenta la productividad.
GENERALIDADES DE LA ADMINISTRACION
La administración es fundamental para cualquier
tipo de organización, ya sea formal o informal, que busque alcanzar metas
comunes a través del trabajo en equipo. El desarrollo científico y el
crecimiento poblacional han incrementado la complejidad de las organizaciones, requiriendo
técnicas administrativas avanzadas para gestionar eficientemente los recursos.
La administración implica la coordinación de
recursos humanos, materiales, técnicos y económicos para lograr objetivos
definidos. Diversos autores han definido la administración como un proceso
social que involucra planificación, organización, dirección y control, con el
fin de alcanzar metas institucionales mediante el esfuerzo humano coordinado.
CARACTERISTICAS DE LA ADMINISTRACION
La administración se caracteriza por su
universalidad, aplicándose en cualquier tipo de organización social, desde el
estado hasta pequeñas empresas. A medida que la organización crece, la
administración se vuelve una función más importante para los líderes. Aunque se
identifican distintas etapas administrativas, estas operan de manera integrada
y simultánea.
IMPORTANCIA
DE LA ADMINISTRACION
La
administración es esencial para el éxito de cualquier organización,
independientemente de su tamaño o complejidad. Su importancia radica en su
capacidad para coordinar recursos y lograr objetivos de manera eficiente. En
las grandes empresas, una administración técnica es indispensable para su
funcionamiento, mientras que, en las pequeñas y medianas empresas, una buena
administración puede ser la clave para competir en el mercado.
La
administración contribuye a elevar la productividad, un factor crucial en el
desarrollo económico y social. En los países en desarrollo, la mejora de la
administración es fundamental para impulsar el crecimiento y la capitalización.
LA
ADMINISTRACION COMO ¿ARTE, TECNICA O CIENCIA?
La
administración se describe como una dualidad entre arte y ciencia. Como arte,
se refiere a la habilidad práctica de aplicar conocimientos en situaciones
específicas, adaptándose al contexto. Como ciencia, se basa en un conjunto de conocimientos
organizados y sistemáticos.
Ambas
perspectivas son complementarias: la ciencia proporciona el conocimiento y el
arte la habilidad para aplicarlo. Los gerentes exitosos combinan ambos
aspectos, utilizando la ciencia como base y el arte para tomar decisiones en
situaciones donde los datos son insuficientes.
EL
ADMINISTRADOR Y SUS RESPONSABILIDADES
El
administrador, también conocido como gerente, es un miembro clave de una
organización cuya función principal es integrar y coordinar el trabajo de
otros. Sus responsabilidades varían, desde supervisar a un solo individuo hasta
liderar equipos multidisciplinarios.
Los
gerentes se clasifican en tres niveles:
* Gerentes de alto nivel: Responsables de las
decisiones estratégicas que afectan a toda la organización.
* Gerentes de nivel medio: Actúan como enlace
entre la alta dirección y los gerentes de primera línea.
* Gerentes de primera línea: Supervisan
directamente a los empleados y las operaciones diarias.
La
eficiencia y la eficacia son conceptos fundamentales en la administración:
* La eficiencia se refiere a la capacidad de
minimizar los costos y utilizar los recursos de manera óptima.
* La eficacia implica alcanzar las metas y
objetivos de la organización.
En las
organizaciones exitosas, la alta eficiencia y la alta eficacia suelen ir de la
mano. La mala administración, por otro lado, se caracteriza por la falta de
ambos, o por lograr la eficacia a expensas de la eficiencia.
ejemplos
que ilustran las labores de un administrador y cómo se manifiesta la
productividad de manera eficiente y eficaz:
* Una fábrica de muebles busca aumentar su producción sin incrementar significativamente los costos.
* Labor
del Administrador:
* El gerente de producción implementa un
nuevo sistema de gestión de inventario para reducir el desperdicio de
materiales.
* Introduce un programa de capacitación para
los empleados, enfocándose en técnicas de producción más rápidas y precisas.
* Reorganiza la distribución de la planta
para optimizar el flujo de trabajo.
*
Resultados:
* Eficiencia: Se reduce el costo por unidad
producida al minimizar el desperdicio de materiales y optimizar el uso de
recursos.
* Eficacia: Se logra un aumento en la
producción, cumpliendo con la demanda del mercado y alcanzando los objetivos de
la empresa.
FUNCIONES
DEL ADMINISTRADOR
Funciones
administrativas clave:
·
Planificación:
Definir metas y estrategias.
Desarrollar planes para coordinar
actividades.
·
Organización:
Determinar tareas y asignar
responsabilidades.
Estructurar la organización y la toma de
decisiones.
·
Dirección:
Motivar y liderar a los empleados.
Comunicar eficazmente y resolver conflictos.
·
Control:
Vigilar el progreso y corregir
desviaciones.
Asegurar el cumplimiento de los planes.
·
Coordinación:
Asegurar que se cumplan los objetivos, y que
se alcancen las metas de la organización.
El
proceso administrativo:
·
Es un ciclo continuo de planificación,
organización, dirección y control.
·
Los gerentes realizan estas funciones de manera
integrada y simultánea.
·
Implica tomar decisiones y realizar actividades de
trabajo de forma constante.
Comportamientos
específicos de los gerentes (roles):
Roles
interpersonales:
* Figura destacada, líder y enlace.
Roles de
información:
* Recibir, difundir y transmitir
información.
Roles
de decisión:
* Emprendedor, gestor de problemas, asignador de recursos y negociador.
Habilidades esenciales para administradores:
Habilidades
técnicas:
Conocimiento especializado en un área
específica.
Habilidades
humanas:
Capacidad para trabajar eficazmente con
personas.
Habilidades
conceptuales:
Capacidad para pensar estratégicamente y
comprender la organización en su totalidad.
DISTRIBUCIÓN DE HABILIDADES POR NIVEL GERENCIAL:
Alta gerencia:
Prevalecen
las habilidades conceptuales.
Gerencia
media:
Se
enfatizan las habilidades humanas.
Gerencia de
nivel bajo:
Son cruciales las habilidades técnicas.
Habilidades adicionales para la eficacia:
Gestión
de conflictos.
Trabajo en equipo.
Habilidades interpersonales.
Establecimiento de objetivos.
Comunicación verbal.
Resolución de problemas.
Gestión del tiempo.
Roles gerenciales en diferentes tamaños de empresas:
Pequeñas
empresas:
El
gerente actúa principalmente como portavoz, enfocándose en actividades externas
como la relación con clientes y la búsqueda de oportunidades.
El enfoque es generalista, con estructuras
informales y control basado en la observación directa.
Grandes
organizaciones:
El enfoque principal es interno, centrado en
la asignación de recursos entre unidades organizativas.
Se caracterizan por estructuras formales, planificación detallada y sistemas de control sofisticados.
CONCEPTO DE EMPRESA
La definición de
"empresa", un término complejo que abarca múltiples perspectivas
(económica, jurídica, social). Se exploran diversas definiciones de autores reconocidos,
quienes coinciden en que la empresa es una entidad que combina recursos
(capital, trabajo, dirección) para producir bienes o servicios, satisfaciendo
necesidades sociales y generando beneficios.
Se destaca que la
empresa surge para atender las necesidades de la sociedad, recompensando el
riesgo y la inversión de los empresarios. Finalmente, se propone una definición
integradora: la empresa es un "ente económico social" que, a través
de la administración, coordina recursos materiales, técnicos, humanos y
financieros para satisfacer necesidades sociales mediante bienes y servicios,
con el objetivo de obtener un beneficio.
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